编辑导语：对于团队产品知识库产品，想必大家都不陌生，但是很少有人能够系统地去管理自己的知识。因此，作者思考了关于团队知识管理的四个问题，并对市场上的知识库产品进行了比对，与大家分享，希望对大家有所帮助。

知识管理相信大家并不陌生，但我在身边简单调研一圈之后发现，大部分人没有系统的去管理自己的知识。在工作之余的阅读过程中，我接触到卢曼的卡片笔记法，接触到obsidian、Notion，并且尝试构建自己的知识外脑。

个人知识管理我们后面可以单独有一篇文章详细阐述。今天想聊一下团队知识管理，在经历了很多次找历史资料找不到的痛苦之后，我决心要打造一个团队共有的知识库系统。一方面提升团队效率，一方面避免重复工作。

为此，我主要思考了四个问题，并且比对了市场上知识库产品，和大家分享一下，供大家参考。

团队知识管理这一概念很少单独拎出来说，目前团队知识管理经常和文档管理产品、协同办公产品耦合在一起。由于很难找到纯粹知识管理的行业报告，我们可以看一下市场上的文档管理赛道的玩家。

文档管理产品图谱，图源：甲子光年

这份甲子的报告里并不完全全面。除了上面列举的部分文档管理产品可以划在知识管理产品范围内，还有包括一些新晋的知名玩家，比如钉钉文档的团队空间、飞书文档的知识库、海外的知名产品Notion、Confluence等。

知识库产品百度指数

我们可以看一下百度指数，知识库这个概念非常少有人索引，而在知识库产品里，石墨文档相对热度最高。

我们可以粗略的统计一下知识管理的市场。根据艾瑞咨询的研究报告，2020年国内协同办公市场是440亿元，一直以来爆火的短视频去年国内市场规模是1300亿左右，这样对比大家可以感受一下协同办公的市场具体有多大。

而协同办公产品包含：文档协同、企业网盘、项目协同、会议系统、OA协同平台等等。知识管理只是协同办公的非常小一部分的市场。这样我们能进一步感受到知识管理的市场规模其实真的不大。

客户通常都知道知识管理很重要，但只有在他们遇到：明知道某个历史档案能解决他们眼前问题，但就是找不到这个资料的时候。他们才会对整理团队知识有更感性的认识，或者说更痛的领悟。

我看下来管理知识困难主要有几点原因：

首先，知识的创造困难。

创造知识的过程是反人性的，这是不能看到即时反馈的一件事。大部分团队成员不爱写总结文档，工作也许可以干的很漂亮，但留下的东西非常的少。因为从工作的角度，项目交付完了，客户或者用户满意了，在团队成员心里就算了事了，文档整理工作在他们心里属于分外之事。

其次，知识的维护困难。

维护团队资料的过程是对抗熵增的过程。熵增指的是：在一个封闭空间内，事物会走向混乱和无序，并且不可逆。就比如一个仓库如果没有人管理，一定会越来越乱。

团队知识库也是一样。传统的文档管理流于表面，企业也许会有自己的资料库，但很可能“XX项目文档”文件夹下完全就是空的。按项目管理知识里的说法，就是没有维护好组织过程资产。

知乎上经典好文里经常出现这样一句评论：躺在我的收藏夹里吃灰去吧。大家看到好东西，第一反应会把他们收集起来，但维护和利用就非常少了。

最后，知识的快速查找和调用困难。

当知识库内容不全，陈旧无效，搜索的结果不精准，无法导出转发，这些都会极大打击我们使用知识库的热情。我们发现知识库存在但无法提升我们的工作效率时，这个知识库基本就算失败了。

市场上的知识库产品，能不能帮助团队管理好知识呢？

我选择几种知识库产品，从6个功能维度去对比市场上的知识库产品。我认为好的知识库产品这六方面都需要相对出色：工具、模板、协同、安全、搜索、导出。

我们前面说了，创造知识困难。作为团队知识库，首先要解决的是内容的输入。内容的来源有两种：即时创造和外部迁移。

即时创造面向的是新知识。主要考量的是知识库产品编辑器能力。如果能让用户更简单便捷的编辑文字，编辑器工具属性能让用户感觉到爽的话，无疑是会提升用户的创造意愿的。

外部迁移指的是陈旧知识或者历史资料。主要是能支持历史数据的迁移进入知识库。

我们先看各家即时创造的能力，也就是产品编辑器能力。

（1）页面布局

钉钉的编辑器和传统的word编辑器布局类似，功能区出现在编辑器上方，由于大部分人都长期使用微软的Word，这种布局符合用户习惯。

图中绿色部分可以看到钉钉的文档支持部分的块状编辑。块状编辑最大的好处是结构的灵活，便于用户调整文档前后文结构。

钉钉可能是为了满足不同用户编辑体验，在功能栏右侧设计了缩进按钮，缩进之后保留核心功能在功能栏，这样可以营造更简洁的页面。

钉钉文档

如果说简洁画风，石墨文档可以单独拿出来。石墨的整体页面简约直接，按钮加了阴影，整体是灰色系的性冷淡风。支持创建传统文档和文档。石墨文档页面看下来让人觉得舒适，中间的功能栏没有影响到整体的整洁简约的体验。

石墨文档

而飞书、Notion、Confluence的布局就脱离了微软系的画风。特别是作为口碑非常好的Notion，几乎是一个全新的编辑界面。Notion是非常明显的块状编辑，所有的板块依托块状组件化呈现，同时页面风格灵动，和目前大部分文档产品截然不同。

Notion

飞书和Notion一样完全支持块状编辑，而Confluence并未使用块状编辑。页面布局的创新可以给用户带来新鲜感，但对于习惯了微软Word的用户来说，也许会反而有一些阻碍。

百度俞军说过，产品价值 = （新体验 – 旧体验） – 替换成本。编辑器页面作为最直观的窗口，这部分的颠覆一定会带来较高的替换成本。

Confluence

飞书输入方式石墨文档和钉钉将整个功能区列在主屏上方，无疑是能让用户所见即所得的处理文档。

我们一系列常用的标题、对齐、插入、字体选择等功能可以一键触达，同时也支持Markdown编辑输入。他们的做法是，同时支持传统文档和新式文档。传统文档的输入和微软Word的输入方式保持一致，新式文档的输入则是块状编辑加上支持Markdown输入。

而对于Notion、Confluence、飞书这几款产品，编辑页面会做更简洁，但非常依赖Markdown编辑，这就需要用户去熟悉Markdown的编辑语法。

对于程序员群体来说，相信这是一个他们非常热爱的输入方式，但是对于大部分用户来说，相信这还是一个相对新的概念。

Markdown输入最大的好处就在于，你在码字编辑文档的时候，不需要移开右手去点击鼠标。毫无疑问这可以提升输入效率，但是提高了准入门槛。

插入功能插入这个功能，同样是每个产品都引入的。我们可以非常直观的对比各家的优劣。

通常我们在word编辑器里常用的是插入图片、表格。新一代的知识管理产品在插入功能上做的都很好，比如钉钉除了支持常规的图片、表格，还支持脑图、原型图、代码块等等。

（2）外部文件导入

在知识库管理的过程中，我们一定会存在一些老文档需要入库。

Notion目前支持12种类型文件，其中包括竞争对手印象笔记和Confluence。

石墨文档和飞书支持本地文件夹上传，简单粗暴，看起来很好用，但本质是起到网盘的作用，并不利于用户管理。

而钉钉目前仅支持word和excel的导入，以及文件夹打包上传，Confluence只支持word和google文档。对于工具部分，我们用一个表格总结一下。

单从产品编辑的能力上看，目前钉钉的文档编辑能力页面最接近office用户的使用习惯，基本能满足图片、原型图、设计稿、脑图、表格等常用功能的插入，同时也兼顾Markdown的编辑方式。

但从外部导入文件的能力依然需要继续提升，目前支持Word和Excel文件导入，以及支持文件夹打包上传。

飞书走的路线是依赖Markdown编辑方式，这对于从Office用户引流可能会有一些困难，并且对外部导入文件的能力也需要提升，飞书支持的是文件和文件夹上传，这种方式非常便捷。

但从知识管理的角度看只完成了其中的收集功能，知识管理除了收集应该还有科学命名，文件筛选入库等等功能需要设计。

石墨文档和Confluence的编辑体验和阅读体验很好，基础的编辑功能很完善，但在功能创新方面还略显不足，同时在文件导入方面都需要进行提升。

Notion在产品编辑能力这一项上综合看相对完善，无论是编辑能力还是迁移导入的能力都很优秀，对于习惯使用块状编辑和Markdown输入的用户，Notion可以说领先其他产品半个身位。

为了帮助用户更好的创造知识，除了有满足用户体验的设计器产品，我期待的是还需要有加速用户创作的文档模板，并且模板质量要高。目前模板功能也是各家都有的，我们对比来看。

飞书和钉钉的产品模板分为两部分：知识库模板和文档模板。

钉钉模板

两个产品支持创建不同属性的团队空间或者知识库，并且团队空间里为用户整理好了对应模板，除此之外，二者支持新建文档时候以模板的形式创建。

值得一提的是，飞书的模板能支持类似Airtable的多维表格，这和他的块状编辑能力密不可分，这样一来飞书模板的灵活性会更大。石墨文档、Notion和Confluence只支持文档模板创建。

Confluence模板

Notion模板

在模板这一层面，各家产品看下来基本都能满足用户需求。

飞书和钉钉的知识库空间模板的预整理能让用户更好的上手。而Notion和Confluence在模板的处理上会有